Encargada: Melanny Quiros Bourrout
Teléfono: 2777-8300 ext. 148
Correos: archivo@muniquepos.go.cr
Horario de la oficina: L-J, 7 am – 4 pm y V 7 am – 3 pm
Actas
Objetivo General del Área
Administrar la documentación generada y tramitada por la institución, con el fin de facilitar, oportunamente, la información para la toma decisiones, tanto por parte de la Municipalidad como otras instancias públicas y privadas.
Funciones Principales
- Elaborar el plan anual operativo de la Unidad.
Coadyuvar en el desarrollo del plan estratégico de la Municipalidad. - Administrar eficientemente el manejo y conservación de los archivos de gestión de la institución.
- Desarrollar el proceso administrativo requerido por el Archivo Central.
- Ejecutar diferentes acciones tendientes a evitar y detener el daño que puedan afectar el deterioro de los documentos.
- Clasificar, ordenar, describir y seleccionar el fondo documental.
- Facilitación del Fondo documental.
- Ejecutar la política del Sistema Nacional de Archivos, de conformidad con la Ley 7202, del 24 de octubre de 1990 y su reglamento.
- Centralizar todo el acervo documental de la Municipalidad de Quepos en concordancia con los plazos de remisión de documentos establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación documental de cada unidad.
- Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional, la ejecución de políticas archivísticas en la institución.
- Reunir, conservar, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar y facilitar la documentación producida con menos de 20 años de haberse originado en las distintas unidades y dependencias de la institución.
- Velar por la aplicación de políticas archivísticas para facilitar la consulta y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.
- Recibir la documentación perteneciente al archivo de gestión de cada oficina que forme parte de la institución, a partir de dos años anteriores al actual y aplicar inmediatamente la vigencia establecida en la tabla de plazos de conservación.
- Obtener copias o reproducciones de documentos, memorias e informes editados por la institución, sin duplicar acciones con la unidad de biblioteca.
- Coordinar con el Comité Institucional y Comisión Nacional de Selección y eliminación Documental la selección de los documentos sin valor científico -cultural –histórico, para su posterior eliminación.
Integrar el comité a que se refiere el artículo 33, de la ley 7202, “Ley del Sistema Nacional de Archivos”. - Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución, en el mes de marzo de cada año.
- Digitalizar documentación existente en el archivo.
- Mantener registros digitales de la información de los diferentes procesos Municipales con su debido respaldo en repositorios digitales (nube, servidor, otros dispositivos).