Coordinadora: Alma López
Teléfono: 2777-8300 Ext. 108
Horario de Oficina: Lunes a Jueves de 7:00 a.am a 4:00 p.m, Viernes 7:00 a.m a 3:00 p.m
Correo electrónico: concejo@muniquepos.go.cr
Objetivo General:
Dar apoyo administrativo y técnico al Concejo Municipal para llevar a cabo eficientemente el ejercicio de todas las funciones de éste cuerpo colegiado.
Meta General:
Participar en todas las Sesiones realizadas por el Concejo para: Tomar actas, registrar, dar asesoría en la redacción de acuerdos, brindar información necesaria para orientar la discusión.
Funciones:
- Asistir a todas las Sesiones del Concejo Municipal, sean Ordinarias o Extraordinarias.
- Redactar las Actas Municipales.
- Imprimir y gestionar el empastado de los libros legales de Actas.
- Velar por la correcta tramitación, en el orden administrativo, de todos los asuntos que se presentan a consideración del Concejo Municipal
- Redactar las respectivas cartas a cada acuerdo tomado por el Concejo Municipal.
- Recibir, registrar, clasificar, sellar, leer, distribuir y archivar la correspondencia que llega diariamente al Concejo Municipal, tanto vía fax, correo electrónico o de manera personal.
- Redactar e imprimir el Orden del Día para cada Sesión del Concejo Municipal.
- Enviar las Actas previo a la Sesión de su aprobación a los correos electrónicos de todos los miembros del Concejo Municipal, en aras de que cuenten con una copia digital la cual puedan leer antes de dicha Sesión.
- Colaborar con la Comisiones Municipales en la redacción de dictámenes o aporte de información que requieran.
- Enviar las Actas aprobadas vía digital a todos los administrados que lo soliciten, una vez que se encuentren impresas en los libros legales de Actas
- Llevar el control de los expedientes generados por las petitorias de los contribuyentes, Administración Municipal y acuerdos tomados por el Concejo Municipal en orden cronológico, con foliatura e incluyendo toda la documentación pertinente.
- Atender a los distintos contribuyentes y funcionarios municipales y brindar la información sobre el avance de sus casos.
- Notificar en tiempo y forma todos los acuerdos tomados por el Concejo Municipal a los interesados tanto internos (Administración Municipal) como externos (Contribuyentes).
- Efectuar las convocatorias a los miembros del Concejo Municipal, funcionarios administrativos, miembros de comisiones o contribuyentes, cuando lo solicite el Concejo Municipal.
- Elaborar y presentar cada año al Concejo Municipal el Plan Operativo Anual correspondiente al Concejo Municipal y la Secretaría del Concejo Municipal.
- Revisar, foliar, y sellar los documentos a certificar en la Secretaría Municipal.
- Certificar todos los documentos y expedientes generados en la Municipalidad de Quepos, así como los acuerdos del Concejo Municipal que sean requeridos tanto por la Administración Municipal como por los contribuyentes.
- Buscar los acuerdos, así como documentos físicos solicitados tanto por la Administración Municipal como por los contribuyentes.
- Realizar el reporte mensual para la aprobación y respectivo pago por el concepto de dietas y transporte a los Regidores y Síndicos.
- Alimentar semanalmente la base de datos (ingresar y procesar las actas) del sistema “AcuerSoft”.
- Atender las consultas realizadas vía telefónica, responder ágil y satisfactoriamente las mismas, brindando la información sobre el avance de los casos.
- Llevar la agenda de reuniones, citas, compromisos y otras actividades del Concejo Municipal, así como mantener informados a los miembros de estas sobre el particular. Resguardar el sistema de audio del Concejo Municipal, asimismo guardar una copia digital del audio de cada Sesión realizada.
- Coordinar la ocupación y uso del Salón de Sesiones del Concejo Municipal, el cual usualmente es requerido por la Administración y en algunas ocasiones por los contribuyentes.
- Ejecutar otras actividades propias de la naturaleza del cargo según los requerimientos institucionales.